社員が入社したときの手続きのポイント

社員入社時の確認事項

  • 正社員かパートなのか?（パートの場合、労働時間と雇用期間について確認します）
    • 週予定労働時間
    • 期間の定めの有無
    • 契約更新の見込みの有無
  • 入社日、(研修なのか?も含めて）最初に働き始めた日を確認
  • 給料の額は決まっているか?　手当などの内訳は?（総支給額や残業の見込額は?）
    ・・・標準報酬月額の見込額を決めるために確認します。
  • 助成金の対象か
    • トライアルなどは2週間以内に申請する必要あるので早めに確認。
    • ハローワークの紹介でないか確認します。
  • 入社した方の氏名・生年月日・住所・電話番号
  • 雇用保険番号（雇用保険証を紛失し分らない場合は職務経歴）⇒被保険者証再発行
  • 社会保険加入経験の有無
  • 基礎年金番号
    • 年金手帳を紛失し分らない場合は、前職か20歳時点の住所を確認
  • 被扶養者の有無
    • 扶養家族の氏名・生年月日・続柄・ 年収・職業・同居か別居かを確認

社員入社時に必要となる書類作成の準備

  • 正社員なら
    • 扶養の有無、扶養に入れる場合は、誰（親の場合年齢も確認、配偶者、子）を入れるかを確認。
      履歴書、年金手帳（もっているだけ全部）、雇用保険証、扶養の添付書類、出勤簿、労働条件通知書などを準備。
    • 配偶者を扶養に入れる場合は、配偶者の年金手帳も必要。⇒　扶養認定基準
    • 手続きが遅れた場合は、賃金台帳も必要となる場合あり。
  • パートなら
    労働時間を確認し、社会保険加入か雇用保険のみかを判断する。
    ⇒　パートの保険加入の判断基準
    ※パートで雇用保険に加入する場合は、労働条件通知書が必要。
    • アルバイトやパートなど一般従業員よりも所定労働時間が短く、期間の定めが有る場合で、下記の(１)(２)の場合は週所定労働時間や雇用契約期間などを下記らかにする書類（雇用契約書、雇入れ通知書、労働条件通知書など）の添付が必要です。
      • (１)所定労働時間が1週間あたり20時間以上30時間未満で有った場合
      • (２)雇用契約期間の定めが有る場合

社員入社時に必要となる書類作成上の注意点

  • 履歴書、年金手帳、雇用保険証等で氏名の字体（本人も旧字体であることを知らないこともあるので注意）や生年月日をチェックする。
  • 履歴書、年金手帳、雇用保険証で取得届の整合性を確認する。
    • 年金手帳の見方　⇒　参考ﾍﾟｰｼﾞ
      • 基礎年金番号を探す
        手帳の色　青　　　　　　　⇒　基礎年金番号が記載されている。
        手帳の色　オレンジや土色　⇒　国民年金番号　OR　厚生年金番号　OR　船員保険番号が
        載っているのでH9年1月に送られてきた基礎年金番号通知書で確認する。
        手帳の色が青　　　　　　　⇒　年金手帳に基礎年金番号が記載されている。
        手帳の色がオレンジや土色　⇒　国民年金番号　OR　厚生年金番号しか載っていいない基礎年金番号通知書を確認
      • オレンジ色の手帳で、厚生年金の被保険者番号と国民年金の被保険者番号の両方の記載が有る場合で、基礎年金番号通知書が無い場合は、厚生年金番号、国民年金番号などのいずれかの番号のヨコに「基礎年金番号」のハンコが押してある場合があります。その場合は、それが基礎年金番号です。
      • ※基礎年金番号通知書が見当たらず基礎年金番号が分らない場合は、備考欄に厚生年金番号と国民年金番号を記載して資格取得届を提出すればよい。その際は年金手帳再交付申請書を同時に提出する。⇒再発行手続き(基礎年金手帳再発行申請書という文言を書き足して申請する）
      • 基礎年金番号に統合されないで宙に浮いている可能性のある国民番号、厚生年金番号を探す。⇒「基礎年金番号」のハンコが脇に押印されていない国民年金番号や厚生年金番号のヨコには「登録済」のハンコが基礎年金番号の統合されていれば押してあるが、そのハンコが無い場合には取得届の備考欄に宙に浮いている可能性のある年金番号を記載し、年金機構に確認をしてもらうようにする。
        ※平成8年12月現在に加入していた年金の番号が基礎年金番号になっている。
      • 氏名欄に注意する（旧字、氏名変更）
        変更の届けなどをせずに、本人が記載している場合もあるので注意する。⇒行政が記載した場合は行政の印が押してある。

入社時確認リスト

　
　　ﾌﾘｶﾞﾅ
①　氏名　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　□　外国人

②　生年月日　　　　　　年　　　　　月　　　　　日　　生まれ　　　　　　　　　　

③　住所　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

④　電話番号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

⑤　入社年月日　　　　　年　　　　月　　　　日　（研修等を含め最初に働き始めた日）　

⑥　職種　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

⑦　雇用区分

日雇　・　登録型派遣労働者　・　ﾊﾟｰﾄﾀｲﾏｰ　・　有期契約労働者　・　季節的雇用

その他　（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

⑧　週予定労働時間　　　　　　　　　　　　　　　　　　時間　　　　　　　　　　分　　　　

⑨　期間の定め　　　　　　　　有　　　　　　　　　　　　無

　（　　　　　年　　　　　月　　　　日　　～　　　　　年　　　　　月　　　　日　）

⑩　契約更新の見込み　　　　　有　　　　　　　　　　　　無

⑪　賃金　（基本給・固定手当・交通費・残業見込代含む）

　　1ヶ月見込み　　　　　　　　　　　　　　　　　円

⑫　雇用保険番号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

不明の場合は、職務経歴　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

⑬　社会保険加入経験　　　　　有　　　　　　　　　　　　無

⑭　基礎年金番号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

紛失の場合、前職か20歳時点の住所　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

⑮　被扶養者　　　　　　　　　有　　　　　　　　　　　　無

⑯　手続き　　　□　雇用保険資格取得届
　　　　　　　　□　健康保険厚生年金保険資格取得届
　　　　　　　　□　被扶養者届

⑰　添付書類　　□　労働者名簿
　　　　　　　　□　出勤簿
　　　　　　　　□　賃金台帳
　　　　　　　　□　雇用期間を確認できる書類　（雇用契約書など）

扶養家族に関する確認

氏名　　　　　　　　　　　　　　　　生年月日　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

続柄　 　　　　　　　　　　　　　　 年　 収　　　　　　　　　　円　　

職業　　　　　　　　　　　　　 　　同居　　　　　別居